Werkgevers let op, aanzegverplichting moet schriftelijk

Een werkgever is verplicht om een werknemer een maand voordat een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd eindigt schriftelijk te informeren of de overeenkomst wordt verlengd of niet. Aan deze zogenoemde ‘aanzegverplichting’ zitten voorwaarden, die (vervelende) gevolgen kunnen hebben als een werkgever hier niet op de juiste wijze aan voldoet. Lees in dit perspectief waar u als werkgever op moet letten.

Aanzegverplichting

Een werkgever moet uiterlijk een maand van tevoren schriftelijk aangeven of een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd na afloop van de contractduur wordt voortgezet en zo ja, onder welke voorwaarden. Een werkgever kan er voor kiezen om een arbeidsovereenkomst niet te verlengen. De overeenkomst eindigt dan van rechtswege, oftewel automatisch op de afgesproken einddatum. Ondanks die afspraak geldt een aanzegverplichting voor de werkgever. De aanzegverplichting geldt niet als de einddatum van de arbeidsovereenkomst niet op een kalenderdatum is gesteld (bijvoorbeeld bij contracten voor de duur van een project) of als de arbeidsovereenkomst is aangegaan voor een kortere periode dan zes maanden. 

Aanzegvergoeding

Als een werkgever de aanzegverplichting geheel niet is nagekomen, dan is de werkgever een vergoeding aan de werknemer verschuldigd ter hoogte van een maandloon. Als een werkgever de verplichting niet tijdig is nagekomen, bijvoorbeeld doordat de werkgever de werknemer pas vijf dagen van tevoren heeft geïnformeerd, dan is de vergoeding naar rato verschuldigd.   

Stilzwijgende verlenging 

Om te voorkomen dat de arbeidsovereenkomst anders wordt voortgezet dan gewenst is een juiste aanzegging ook van belang. Als een arbeidsovereenkomst stilzwijgend wordt voortgezet na afloop van de einddatum van de arbeidsovereenkomst en een werkgever de aanzegverplichting niet is nagekomen, dan wordt de overeenkomst tussen werkgever en werknemer voortgezet voor dezelfde tijd en onder dezelfde voorwaarden als de eerdere arbeidsovereenkomst. Hierbij geldt als maximum een looptijd van één jaar. 

Mondelinge aanzegging voldoende? Nee.

Het is niet alleen van belang dat een werkgever tijdig voldoet aan de aanzegverplichting, maar ook dat een werkgever dit op de juiste wijze doet. Alhoewel uit de wettekst blijkt dat een aanzegging schriftelijk moet plaatsvinden, bestond er tot voor kort onduidelijkheid of een werkgever ook mondeling aan de aanzegverplichting mocht voldoen. Rechters hebben in het verleden weleens geoordeeld dat als een werknemer wist dat de arbeidsovereenkomst niet zou worden verlengd, doordat een werkgever dit bijvoorbeeld mondeling in een gesprek had meegedeeld, dat dit dan voldoende duidelijk was voor een werknemer waardoor toch geen aanspraak kon worden gemaakt op de aanzegvergoeding. 

Uit rechtspraak van de Hoge Raad blijkt echter inmiddels dat het niet voldoende is om een werknemer mondeling te informeren. Een werkgever moet altijd schriftelijk aan de aanzegverplichting voldoen. Gebeurt dat niet, dan maakt een werknemer, op het moment dat deze weet dat de arbeidsovereenkomst niet (of wel) verlengd wordt, alsnog aanspraak op een aanzegvergoeding. Het maakt daarbij geen verschil of een werknemer nadeel heeft ondervonden. 

Let op, want het gaat geregeld fout 

In de praktijk zien wij geregeld dat werkgevers niet voldoen aan de schriftelijke aanzegverplichting, met alle nadelige gevolgen van dien. Het komt regelmatig voor dat werkgevers een werknemer slechts mondeling informeren over het al dan niet voortzetten van de arbeidsovereenkomst. Voor werkgevers is het dus van belang dat de administratie goed op orde is, zodat inzichtelijk is welke werknemer op welk moment moet worden geïnformeerd. Daarnaast is het van belang dat processen goed zijn ingericht en dat steeds schriftelijk wordt voldaan aan de aanzegverplichting. Dit kan onder meer via een brief of per e-mail. Het is verstandig om een werknemer hiervoor te laten tekenen of te zorgen voor een ontvangstbevestiging.

(Bron: BDO)