Het is van belang om als ondernemer voor de inkomstenbelasting (IB) de vermogensbestanddelen juist te etiketteren.

Zakelijk etiketteren

Indien een vermogensbestanddeel als zakelijk is geëtiketteerd, dan kunnen de kosten (bijvoorbeeld de onderhoudskosten) afgetrokken worden. Verder kan er worden afgeschreven op het vermogensbestanddeel en kan er in sommige gevallen aanspraak gemaakt worden op investeringsaftrek. De winst bij vervreemding (verkoopbedrag-boekwaarde) is belast in de IB.

Belangrijke aspecten zakelijk etiketteren

• Indien een zakelijk geëtiketteerd vermogensbestanddeel ook privé wordt gebruikt, moet hierover een bijtelling worden betaald.
• De keuze tussen zakelijk of privé etiketteren beïnvloedt de hoogte van de jaarwinst, wat effect kan hebben op enkele ondernemersfaciliteiten. 

Privé etiketteren

Mocht een vermogensbestanddeel als privé worden geëtiketteerd, dan kan er niet worden afgeschreven en kan er geen aanspraak worden gemaakt op kostenaftrek of investeringsaftrek. Het voordeel van privé etiketteren ten opzichte van zakelijk etiketteren is dat een eventuele waardestijging niet belast is bij vervreemding van het vermogensbestanddeel. Het vermogensbestanddeel valt namelijk in het box 3-vermogen. In gevallen waar een flinke waardestijging wordt verwacht, is het dus gunstig om dit vermogensbestanddeel privé te etiketteren.

Hierbij moet wel de volgende kanttekening worden geplaatst. Inzake de wijziging van de belastingheffing in box 3 is er een plan om vanaf 1 januari 2027 een waardestijging bij verkoop ook in box 3 te belasten. Het is de vraag hoe dit zich verder ontwikkeld. Inzake onroerend goed in box 3 is al aangegeven dat de verschuldigde belasting over deze waardestijging pas betaald hoeft te worden als het onroerend goed verkocht wordt. 

Doordat het onduidelijk is wat er precies gaat gebeuren met de waardestijging van privé vermogensbestanddelen na 1 januari 2027 is het lastig om voor de langere termijn hierin een afweging te maken. Het is een overweging om als er na 1 januari 2027 nog (forse) waardestijgingen worden verwacht het nu toch als zakelijk te etiketteren.

Kosten die zijn gemaakt in verband met zakelijk gebruik van een privévermogensbestanddeel kunnen worden afgetrokken. Denk hierbij aan de regeling omtrent het zakelijk gebruik van de privéauto. Hierbij kunt u € 0,23 per kilometer aftrekken. 

Keuze herziening

Om de etikettering van een vermogensbestanddeel te wijzigen, dient er sprake te zijn van een bijzondere situatie, zoals een wijziging in de wet, jurisprudentie of de functie van het vermogensbestanddeel. Bij een auto zou hiervan bijvoorbeeld sprake zijn indien het voertuig enkel nog privé wordt gebruikt. Dan behoort de auto toe aan het privévermogen.

Schulden

Voor de schulden die zijn aangegaan ten behoeve van de aanschaf van een vermogensbestanddeel geldt de regel: activum volgt passivum. De schuld volgt dus het vermogensbestanddeel. 

Omzetbelasting

De keuze om een vermogensbestanddeel zakelijk of privé te etiketteren is onafhankelijk te maken van de omzetbelasting. 

(Bron: ABAB)

In de wet is weinig geregeld over de oprichting van de vof en deze regels zijn sterk verouderd. Waar moet u op letten?

Samen een bedrijf starten. Vaak wordt daarbij gekozen voor een samenwerking in een vennootschap onder firma (vof), vooral vanwege de eenvoudige wijze van oprichting. In de wet is vrij weinig geregeld over de oprichting van de vof en bovendien zijn deze regels sterk verouderd. Een inschrijving in het Handelsregister volstaat meestal. Toch is het belangrijk dat de vennoten de afspraken over de samenwerking schriftelijk vastleggen. In de volksmond: de vof-akte. Mocht er ooit discussie ontstaan, dan maakt dit het eenvoudiger om aan te tonen wat onderling is afgesproken. Schriftelijke vastlegging is daarnaast belangrijk omdat in de wet niets is geregeld over de voortzetting van het bedrijf bij het einde van de samenwerking. 

Gezamenlijk voordeel vof

De vennoten hebben een grote mate van vrijheid in de afspraken die zij onderling maken over de samenwerking. Doel van de vof is door de samenwerking een gezamenlijk voordeel te behalen door inbreng van de vennoten. Deze inbreng is essentieel voor een vof. 
Elke vennoot is verplicht iets in de vof in te brengen. De inbreng mag een bedrag in contanten zijn, maar ook goederen, het genot van goederen of arbeid. 

Inbreng van arbeid

Niet elke vennoot is verplicht om arbeid in te brengen. Wordt arbeid ingebracht? Maak dan afspraken over het minimum aantal uren dat ingebracht moet worden, de onderlinge verdeling van de werkzaamheden en vakantiedagen. Mag een vennoot ook elders werkzaamheden verrichten? Wilt u dit liever niet, spreek dan ook een non-concurrentiebeding af. 

Inbreng van goederen

Wat verstaan wordt onder ‘goederen’ is erg ruim. Hieronder vallen roerende zaken, onroerende zaken, dieren, vermogensrechten, maar ook een klantenportefeuille, goodwill, know-how etc. Bij de inbreng van goederen wordt doorgaans onderscheid gemaakt tussen:

• Inbreng van de eigendom met overdracht aan de vof (de gezamenlijke vennoten). Waardeveranderingen komen voor rekening van de vof, maar ook het risico als het goed verloren gaat. 
• Inbreng van het gebruik en genot. De inbrengende vennoot geeft het goed in gebruik aan de vof, eventueel tegen een vergoeding. De inbrengende vennoot blijft de juridisch én economisch rechthebbende. Het risico is volledig voor rekening  van deze vennoot.
• Inbreng van de economisch eigendom (ook wel inbreng  van economisch belang). De juridische eigendom blijft bij de inbrengende vennoot. De vennoten spreken daarbij af dat de waarde van het goed wordt ingebracht. Waardeveranderingen vanaf het moment dat de samenwerking gestart is, komen dan voor rekening komen van de vof. 

In de praktijk komt vaak een combinatie van deze vormen van inbreng voor. Een vennoot brengt bijvoorbeeld het gebruik en genot van bedrijfsgebouwen in, maar kan daarnaast afspreken dat hij de economische eigendom van een perceel grond inbrengt. Bij de inbreng van de eigendom of economische eigendom wordt tevens vastgesteld tegen welke waarde van het goed wordt ingebracht.

Leg afspraken vast

Wat er ook ingebracht wordt, het is belangrijk om de inbreng gedetailleerd en uitgebreid op te nemen in de vof-akte. Zo is duidelijk wat door elke vennoot bij aanvang van de vof is ingebracht en waartoe elke vennoot in de waardeveranderingen van ingebrachte goederen is gerechtigd. Niet alleen bij aanvang van een vof, maar ook tijdens het bestaan van de vof kan met instemming van de vennoten geld, goederen of arbeid worden ingebracht. 

Voorkom discussies

Regelmatig ontbreekt hiervan een schriftelijke vastlegging. Bij het beëindigen van de vof kan dat tot vervelende discussies leiden. De beëindiging heeft tot gevolg dat de inbreng beëindigd wordt en dat het vermogen van de vof verdeeld moet worden. Eerst moet worden vastgesteld wat is ingebracht en op welke wijze dit is ingebracht. Heeft een vennoot het gebruik en genot van een goed ingebracht? Dan is de afwikkeling eenvoudig. Het goed wordt weer aan deze vennoot ter beschikking gesteld. Tussen de vennoten wordt niets verrekend. 

De meeste onenigheid ontstaat meestal als de vennoten stellen dat de eigendom of de economische eigendom van een goed is ingebracht. De waardevermeerdering of -vermindering wordt dan namelijk tussen de vennoten verrekend. Hoe vindt deze verrekening plaats? Zijn de afspraken daarover goed schriftelijk vastgelegd, dan zal de afwikkeling van de verdeling minder problemen geven.

(Bron: ABAB)

Veel ondernemers kiezen voor de rechtsvorm van de vennootschap onder firma (vof) op het moment dat zij een samenwerking aan willen gaan. De vof is vrij eenvoudig te starten, kent veel vrijheid om onderling afspraken te maken en kent meer fiscale faciliteiten dan bijvoorbeeld een bv. Daartegenover staat wel dat de vennoten ieder volledig hoofdelijk aansprakelijk zijn voor de schulden van de vof.

Hoe begint u een vennootschap onder firma?

Kort gezegd is er sprake van een vof zodra twee of meer ondernemers afspreken dat zij samen een vof starten. U hoeft hiervoor niet naar een notaris. Er zitten in de praktijk wel wat haken en ogen aan. Houdt u daarom rekening met de volgende aandachtspunten en formaliteiten:

• Maak duidelijke afspraken tussen de vennoten en leg deze vast in een vof-akte.
• Schrijf de vof in bij de Kamer van Koophandel (KvK) en de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO).
• Maak afspraken met de bank en denk daarbij aan het aanpassen van incassocontracten die mogelijk niet meer geldig zijn na een wijziging van de rechtsvorm.
• Pas uw correspondentie en facturen aan.

Vastlegging van de afspraken

De vof-akte is de rode draad voor de samenwerking tussen de vennoten en voor het bestuur van het bedrijf. Het is dan ook van groot belang om een vof-akte te maken die aansluit bij uw wensen en visie. In de praktijk komt daar veel bij kijken. Kunt u de volgende vragen beantwoorden?

1. Wat is het doel van de vof?
Op welke activiteit of verschillende activiteiten gaat u zich richten?

2. Hoe gaat de vof heten?
De vof moet een naam hebben. Daarnaast is het mogelijk om verschillende handelsnamen te hanteren. Let er daarbij op dat er geen verwarringsgevaar ontstaat, wat het geval is als andere bedrijven met dezelfde naam in hetzelfde gebied of dezelfde sector werkzaam zijn.

3. Wat brengen de vennoten in?
De vennoten moeten allen iets inbrengen in het vermogen van de vof. Denk daarbij aan geld, arbeid, roerende of onroerende zaken, vermogensrechten, handelsnamen of een al bestaande onderneming.

4. Hoe wordt het een en ander ingebracht?
In hoofdlijnen zijn er twee manieren om iets in te brengen in de vof, via het economisch belang of het gebruik en genot. Het gebruik en genot is te vergelijken met huur. De vof mag tegen een vergoeding gebruikmaken van
hetgeen ingebracht is, maar waardeontwikkelingen blijven voor rekening van de inbrengende vennoot. 
Het economisch belang houdt in dat de inbrengende vennoot het gebruik, maar ook de waardeontwikkelingen overdraagt aan de vof. De inbrengend vennoot krijgt hierdoor een grotere aanspraak op het vermogen van de vof. Ten behoeve van de fiscale uitwerking van de inbreng kan het nodig zijn dat u de inbreng laat taxeren.

5. Wie mogen de vof vertegenwoordigen?
Vennoten kunnen ervoor kiezen om zelfstandig te mogen handelen namens de vof tot een vooraf bepaald bedrag. Boven dat bedrag moeten ze bijvoorbeeld allemaal een overeenkomst tekenen. Deze afspraken kunnen van belang zijn voor bepaalde subsidies.

6. Hoe wordt het resultaat verdeeld?
De winsten en verliezen kunnen worden verdeeld in gelijke delen of naar een andere afgesproken verhouding. Daarnaast is het mogelijk om een vergoeding te rekenen over kapitaal of over meerarbeid vaneen bepaalde vennoot in het betreffende jaar.

7. Hoe worden aanspraken van schuldeisers gedragen?
Een schuldeiser kan ieder van de vennoten persoonlijk aanspreken voor de volledige schuld van de vof. Dit is niet uit te sluiten, maar het is wel mogelijk voor de aangesproken vennoot om deze kosten te verhalen op de overige vennoten. Maak daarover duidelijke afspraken.

8. Wat gebeurt er bij arbeidsongeschiktheid van een vennoot?
Moeten de vennoten zich verzekeren tegen arbeidsongeschiktheid? Blijft een arbeidsongeschikte vennoot gerechtigd tot zijn aandeel in de winst? Dit zijn vragen die u liever vooraf beantwoord heeft.

9. Hoe kan de vof worden beëindigd?
Op het moment dat u besluit om de samenwerking te beëindigen, zijn er kort gezegd twee mogelijkheden:

• Het vermogen van de vof wordt geliquideerd en de opbrengsten worden verdeeld volgens de afgesproken winstverdeling.
• Het kan ook zijn dat de onderneming van de vof wordt voortgezet. In dat geval is het van belang om afspraken te maken over de waarde waartegen de voorzettende vennoot de onderneming mag voortzetten.

10. Tegen welke waarde mag de onderneming voortgezet worden?
In grote lijnen zijn er twee manieren om de waardering vast te stellen. Ten eerste de waardering tegen de werkelijke waarde. Het uitgangspunt hierbij is dat er een taxatie wordt verricht en afhankelijk van deze waarde een overnamewaarde wordt bepaald.

De tweede mogelijkheid is een waardering tegen ‘juist lonende exploitatie’. Bij deze waarderingswijze staat de continuïteit van de onderneming voorop, waarbij de overnamesom vaak lager is dan de werkelijke waarde van de overdracht. Deze waardering wordt vaak gezien binnen familieverbanden, waarbij vaak een verbod wordt afgesproken om de onderneming te verkopen binnen een aantal jaar.

11. Wat gebeurt er als de vennoten niet meer op één lijn zitten?
Het is belangrijk om rekening te houden met de situatie waarin de relatie tussen de vennoten is verstoord. Wie mag dan de onderneming voortzetten? Is de tussenkomst van een mediator wenselijk?

De vof-akte is een momentopname

Het is verstandig om de vof-akte van een bestaande samenwerking periodiek te herzien. Zo kan het zijn dat gemaakte afspraken niet langer van toepassing zijn of nader moeten worden uitgewerkt. Denk aan tijdsverloop, een toe- of uittreding, ontwikkeling van een (jonge) vennoot en/of fiscale kansen bij een stijgende omzet.

Onderneming en ondernemer

De vof is een personenvennootschap, dit brengt met zich mee dat de situatie van de ondernemer van belang is voor de onderneming. Denk er daarom aan dat ook in de privésituatie geregeld en gestuurd moet worden, bijvoorbeeld door middel van het (levens)testament of huwelijkse voorwaarden.

Advies uit ervaring

De vof leent zich uitstekend voor het maken van afspraken die toegespitst zijn op uw onderneming en privésituatie. Uiteraard is het van belang dat u weet welke mogelijkheden er zijn en hoe deze juridisch en fiscaal sluitend kunnen worden vormgegeven. Het kan ook zo zijn dat de vof niet de rechtsvorm voor u is. Wellicht wilt u uw privéaansprakelijkheid beperken of de risicovolle activiteiten van uw onderneming onderbrengen in een afzonderlijke bv.

(Bron: ABAB)

Fouten tijdens het re-integratietraject zijn snel gemaakt en kunnen leiden tot grote financiële schade voor u als werkgever. Wat zijn de verplichtingen van werkgever en werknemer tijdens langdurige ziekte? En wat kunt u als werkgever doen als uw werknemer bijvoorbeeld niet verschijnt bij de bedrijfsarts?

Verplichtingen tijdens langdurige ziekte

Een werknemer heeft tijdens ziekte recht op doorbetaling van het loon. Wanneer uw werknemer ziek is en dit meer dan een griepje blijkt te zijn, gelden er zowel voor de werknemer als de werkgever verschillende verplichtingen. Zo moet de arbodienst of bedrijfsarts uiterlijk in de zesde week van het verzuim een probleemanalyse opstellen.

Wat staat er in de probleemanalyse?

De bedrijfsarts brengt in de probleemanalyse in kaart wat de beperkingen van de werknemer zijn en andere factoren die het verzuim kunnen beïnvloeden. Denk hierbij aan persoonlijke en sociale omstandigheden. En factoren die met het werk te maken hebben, zoals welke fysieke of mentale belasting het eigen werk met zich meebrengt. De bedrijfsarts geeft advies over welke re-integratieactiviteiten u en uw werknemer kunnen uitvoeren. In de probleemanalyse die de bedrijfsarts opstelt, staan geen medische gegevens: u mag als werkgever geen medische informatie inzien of verzamelen over uw werknemer.

Plan van aanpak re-integratie

Aan de hand van de probleemanalyse van de bedrijfsarts maakt u samen met uw werknemer een Plan van aanpak, waarin u afspraken maakt voor de re-integratie. Hierin staat het doel van de re-integratie en de activiteiten die u en uw werkgever ondernemen om het doel te bereiken. Iedere zes weken moet u de voortgang met de werknemer bespreken. Als het nodig is, past u het Plan van aanpak aan. Bijvoorbeeld omdat de bedrijfsarts heeft vastgesteld dat sprake is van een wijziging in de medische situatie van uw werknemer.

Eerstejaarsevaluatie

Als uw zieke werknemer na één jaar ziekte nog niet (volledig) aan het werk is, moet het Plan van aanpak evalueren: de Eerstejaarsevaluatie. Uiterlijk na één jaar ziekte moet u ook de mogelijkheden onderzoeken voor re-integratie buiten uw eigen bedrijf. Het Plan van aanpak, de tussentijdse evaluaties en de Eerstejaarsevaluatie bewaart u in het re-integratiedossier, dat u nodig heeft wanneer de werknemer een WIA-uitkering aanvraagt.

Werkgever verantwoordelijk voor re-integratietraject

Ook als u een arbodienst heeft die de re-integratie begeleidt, blijft u als werkgever verantwoordelijk voor het re-integratietraject. Houd dus altijd de vinger aan de pols. Wanneer het UWV namelijk na twee jaar ziekte oordeelt dat u als werkgever te weinig heeft gedaan om de werknemer weer aan het werk te krijgen, kan dit leiden tot een loonsanctie. Dit betekent dat u tot maar liefst een jaar langer het loon door moet betalen!

Loon opschorten of stopzetten?

Bovenstaande laat het belang zien van een zorgvuldig re-integratietraject. Maar wat nu als de werknemer de re-integratie afspraken niet nakomt? U heeft dan als werkgever de mogelijkheid om de betaling van het loon op te schorten of stop te zetten. U heeft op basis van de wet in principe geen keuze tussen die twee maatregelen. Een loonopschorting is een drukmiddel om de werknemer ergens toe te bewegen. Het is een tijdelijke sanctie die u kunt inzetten wanneer niet kan worden vastgesteld of de werknemer ziek is, doordat hij niet verschijnt bij de bedrijfsarts. Op het moment dat de werknemer alsnog verschijnt bij de bedrijfsarts, kunt u de loonbetaling hervatten. De werknemer heeft  alsnog recht op het loon over de periode dat de loonbetaling was opgeschort.

Wanneer de werknemer bewust zijn eigen herstel belemmert, niet meewerkt aan het opstellen van het Plan van aanpak of de (Eerstejaars)evaluatie of zonder goede reden weigert om passende andere werkzaamheden uit te voeren, kunt u het loon stopzetten. Een loonstop is een ingrijpende sanctie. Pas wanneer de werknemer aan zijn verplichtingen voldoet heeft hij weer recht op loon, maar niet met terugwerkende kracht.

Meldingsplicht opleggen sanctie

Let op: zorg dat u de werknemer eerst op de hoogte stelt van uw plan om een sanctie op te leggen (door middel van een waarschuwing) en zorg dat u daarbij de juiste termen gebruikt. Wanneer u namelijk aangeeft het loon op te zullen schorten in plaats van te stoppen, kunt u daarna niet alsnog een loonstop toepassen voor hetzelfde feit. U moet dan met terugwerkende kracht het loon betalen wanneer de werknemer aan zijn verplichtingen heeft voldaan! Een zorgvuldige woordkeuze is dus van belang. 

(Bron: ABAB)

Gebruik je al algemene voorwaarden bij het aangaan van overeenkomsten? Nee? Lees dan verder!

Dagelijks worden er door ondernemers overeenkomsten gesloten met hun tegenpartijen. Veel ondernemers verklaren bij het aannemen van opdrachten hun eigen algemene voorwaarden van toepassing. Maar zijn deze nog wel actueel of zijn deze nog passend?
Daarnaast zijn er veel ondernemingen die nog helemaal geen algemene voorwaarden hanteren. Dit kan risico’s met zich meebrengen ten aanzien van bijvoorbeeld aansprakelijkheid.

Wat zijn algemene voorwaarden?

Algemene voorwaarden worden gehanteerd door ondernemers en zijn bestemd om als onderdeel van aangenomen opdrachten en overeenkomsten van toepassing te zijn. Denk hierbij aan de wijze van totstandkoming overeenkomsten, betalingen, meerwerk, onvoorziene omstandigheden, aansprakelijkheid en verzekeringen. De voorwaarden geven de afspraken weer.

De voorwaarden werken slechts als zij tijdig van toepassing worden verklaard, de tegenpartij volledig geïnformeerd wordt over de inhoud ervan en deze de voorwaarden tevens aanvaardt.  

Aan het gebruik van algemene voorwaarden zijn vele voordelen verbonden. Er wordt tussen partijen tijd en kosten bespaard, omdat er niet voor iedere overeenkomst afzonderlijk de voorwaarden besproken en vastgesteld hoeven te worden. Daarnaast kan er rekening worden gehouden met diverse omstandigheden die tot problemen kunnen leiden en, wanneer deze zich toch voordoen, hoe deze problemen opgelost moeten worden.

Als nadeel kan worden genoemd dat de algemene voorwaarden vaak eenzijdig zijn opgesteld. De algemene voorwaarden kunnen daardoor voor de wederpartij nadelig uitwerken. Maar ook hier geldt lees de voorwaarden voor dat de opdracht wordt aanvaard.

Bescherming wederpartij

Om de wederpartij (de consument) te beschermen is wettelijk bepaald dat onredelijk bezwarende algemene voorwaarden vernietigbaar. Bij het opstellen van algemene voorwaarden voor de consument, maar ook in bepaalde gevallen voor bedrijven,  is het van belang rekening te houden met deze zogenoemde onredelijk bezwarende voorwaarden. Voor bedrijven kan een bepaling ook onredelijk bezwarend zijn. Laat daarom de voorwaarden op die bepalingen controleren.

(Bron: Alfa)

Algemene voorwaarden worden vaak uitgedrukt in verschillende benamingen, zoals: standaardvoorwaarden, inkoopvoorwaarden, leveringsvoorwaarden, branchevoorwaarden en servicevoorwaarden. Algemene voorwaarden leveren een essentiële bijdrage, maar dan moet wel voldaan zijn aan alle daarvoor geldende wet- en regelgeving. Als dat namelijk niet het geval is, dan loopt u het risico dat ze onverwachts niet van toepassing zijn. Verder wilt u voorkomen dat de algemene voorwaarden van de wederpartij van toepassing zijn.

Van toepassing verklaren algemene voorwaarden

Voor een rechtsgeldig beroep op uw algemene voorwaarden, is vereist dat deze op de juiste wijze van toepassing worden verklaard. Dit kan redelijk eenvoudig door naar de toepasselijkheid van de algemene voorwaarden te verwijzen in uw offertes en contracten. Let wel, het enkel afdrukken van de algemene voorwaarden op de achterzijde van een offerte is niet voldoende. Belangrijk is dat de algemene voorwaarden uitdrukkelijk van toepassing worden verklaard op de offerte of het contract. Dit kan bijvoorbeeld door het opnemen van een zinsnede waarin de algemene voorwaarden van toepassing worden verklaard op de offerte en/of opdracht. Dit dient te gebeuren voordat de overeenkomst tot stand komt. In de praktijk zien we helaas dat vaak in de facturen voor het eerst naar de algemene voorwaarden wordt verwezen; dit is in de regel te laat.

Mocht uw onderneming meerdere soorten algemene voorwaarden hanteren, dan is het belangrijk dat u aangeeft welke algemene voorwaarden van toepassing zijn. Indien uw onderneming meerdere prestaties levert, zult u per prestatie moeten specificeren welke algemene voorwaarden van toepassing zijn.

Voor de toepasselijkheid van algemene voorwaarden is niet vereist dat de andere partij bekend was met de inhoud daarvan. Het is voldoende dat deze weet of behoort te weten dat de algemene voorwaarden onderdeel uitmaken van de overeenkomst. Zo kan een wederpartij gebonden raken aan algemene voorwaarden zonder dat deze daaraan gebonden is.

Algemene voorwaarden van de andere contractspartij

Wordt u met de algemene voorwaarden van de andere contractspartij geconfronteerd? Naar Nederlands recht geldt dat de algemene voorwaarden van de partij die er als eerst naar verwijst van toepassing zijn (“First shot theorie”). Belangrijk is dan dat u de algemene voorwaarden van de wederpartij meteen van de hand wijst. Dit doet u door duidelijk kenbaar te maken dat slechts uw algemene voorwaarden van toepassing zijn. Het slechts daaropvolgend verwijzen naar uw eigen algemene voorwaarden is niet voldoende. In dat geval blijven namelijk de algemene voorwaarden van de andere partij van toepassing.

Informatieplicht

Algemene voorwaarden zijn snel van toepassing. Echter, hier tegenover staat wel een strikte informatieplicht. Deze informatieplicht houdt in dat de gebruiker van algemene voorwaarden aan de andere partij een redelijke mogelijkheid moet bieden om vóór of tijdens het sluiten van de overeenkomst kennis te nemen van de inhoud daarvan.

In beginsel dienen de algemene woorden ter hand te worden gesteld. Dit kan door deze feitelijk te overhandigen of deze als bijlage bij de betreffende offerte of het contract te voegen. De algemene voorwaarden mogen ook als pdf-bestand via de elektronische weg (lees: per e-mail) worden gezonden, mits de wederpartij daarmee expliciet heeft ingestemd. Instemming van de wederpartij is overigens niet vereist als eveneens de offerte c.q. het contract via de elektronische weg worden toegezonden. Hierbij is wel belangrijk dat de algemene voorwaarden door de wederpartij moeten kunnen worden opgeslagen, zodat deze op een later moment kunnen worden geraadpleegd.

Uitzondering: de informatieplicht voor dienstverrichters

Voor dienstverrichters geldt een uitzondering. Meer specifiek geldt hiervoor een lichter regime. De dienstverrichter kan namelijk uit vier mogelijkheden kiezen waarop deze de algemene voorwaarden wenst te verstrekken. Zo kan de dienstverrichter bijvoorbeeld volstaan met het verwijzen naar de website waarop de algemene voorwaarden te vinden zijn.

Sanctie

Als uw onderneming niet aan de informatieverplichting heeft voldaan, dan zijn de algemene voorwaarden vernietigbaar. Kort gezegd, houdt dit in dat de wederpartij de algemene voorwaarden van tafel kan vegen en u daarop niet langer een beroep kunt doen.

(Bron: Koenen en co)

Heeft u een vragenlijst van het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) ontvangen? Voor de meeste vragenlijsten geldt dat u verplicht bent deze in te vullen. U leest dit in de begeleidende brief bij de vragenlijst.

Waarom ontvangt u deze vragenlijst?

Het CBS gebruikt uw bedrijfsgegevens voor het in kaart brengen van bijvoorbeeld de economische groei, prijsontwikkelingen, investeringen, omzetten en de werkgelegenheid. Daar waar mogelijk maakt het CBS hiervoor gebruik van gegevens die al bekend zijn bij (overheids-)instanties zoals de Belastingdienst. Als die informatie niet voldoende is, kan het CBS u verzoeken om een vragenlijst in te vullen.

Wettelijke verplichting

Als ondernemer bent u wettelijk verplicht de vragenlijst van het CBS binnen de gestelde termijnen te beantwoorden. Beantwoordt u de vragenlijst van het CBS niet, dan ontvangt u een herinnering met de vraag om de gegevens met spoed op te sturen. Stuurt u de ingevulde vragenlijst vervolgens niet binnen de gestelde termijn retour? Dan dwingt het CBS dit af via een zogenaamde last onder dwangsom. U krijgt dan de kans om de vragenlijst alsnog te beantwoorden. Doet u dit niet binnen veertien dagen? Dan moet u een dwangsom betalen.

Dwangsom en boete

De hoogte van de dwangsom is afhankelijk van:

• de omvang van uw onderneming;
• de periode waarop de gevraagde gegevens betrekking hebben;
• uw responsgedrag.

De hoogte van een dwangsom kan oplopen tot € 16.000. In bijzondere gevallen bedraagt de dwangsom zelfs € 500.000.

Bij een tweede of volgende overtreding(en) kan het CBS u naast het opleggen van een dwangsom ook bestraffen met een boete. Deze kan oplopen tot maximaal € 5.000.

Let op: het ontvangen en betalen van een last onder dwangsom of een boete ontslaat u niet van de verplichting om de vragenlijst te beantwoorden.

Bezwaar

Bent u het niet eens met een opgelegde sanctie, dan kunt u bezwaar maken bij de directeur-generaal van het CBS. Wijst deze uw bezwaar af? Dan heeft u de mogelijkheid om naar de rechter te stappen.

Hoe gebruikt het CBS uw gegevens?

Het CBS mag uw informatie alleen gebruiken om statistieken te maken. Het CBS mag uw gegevens dus niet aan anderen geven. Ook zijn uw gegevens niet te herkennen in de resultaten, rapporten en artikelen van het CBS.

(Bron: Abab)

Als we kijken naar de aanwezigheid van een set algemene voorwaarden zit dat vaak wel goed. Als we vervolgens kijken naar het toepassen van deze algemene voorwaarden moeten we concluderen dat dit in de praktijk helaas nog wel eens misgaat. Dat resulteert voor de ondernemer dikwijls in het achterblijven met lege handen.

In dit artikel daarom in een notendop hoe je op de juiste wijze je algemene voorwaarden gebruikt en welke aandachtspunten daarbij van belang zijn.

Al is de inhoud van je algemene voorwaarden nog zo mooi, je hebt er niets aan als blijkt dat ze niet van toepassing zijn. Om ervoor te zorgen dat dit wel zo is zijn er grofweg drie zaken waarmee rekening gehouden dient te worden, namelijk
1) dat de algemene voorwaarden van toepassing worden verklaard
2) dat de voorwaarden ter hand worden gesteld en
3) dat je moet weten wie je wederpartij is.

Deze zaken zullen in dit artikel worden toegelicht. Tot slot wordt aandacht besteed aan het voordeel dat je hebt als vorenstaande stappen succesvol zijn uitgevoerd.

Je algemene voorwaarden van toepassing verklaren

De toepassingsverklaring is een relatief eenvoudige hindernis. Op de overeenkomst of offerte dien je als gebruiker van de algemene voorwaarden duidelijk te maken dat deze van toepassing zijn. Het is daarbij wel belangrijk dat deze verklaring plaatsvindt uiterlijk bij de totstandkoming van de overeenkomst. Doe dit, indien mogelijk, schriftelijk zodat achteraf aantoonbaar is dat de wederpartij de toepasselijkheidsverklaring heeft gelezen of had kunnen lezen. Denk bijvoorbeeld aan een handtekening onder een contract waarin de toepasselijkheid van de algemene voorwaarden is benoemd.

De terhandstelling van de voorwaarden

De wet vereist naast de toepassingsverklaring dat de wederpartij een redelijke mogelijkheid is geboden om kennis te nemen van de voorwaarden. Of de klant deze voorwaarden ook daadwerkelijk heeft gelezen is irrelevant. Wederom geldt het moment van de totstandkoming van de overeenkomst als laatste mogelijkheid om de algemene voorwaarden te presenteren oftewel ‘ter hand te stellen’.

Hoe invulling wordt gegeven aan dit criterium verschilt per onderneming, maar in het merendeel van de gevallen worden de algemene voorwaarden digitaal meegestuurd of wordt verwezen naar de digitale vindplaats.

Een vraag die vaak gesteld wordt: en hoe pak je het dan aan bij een mondeling gesloten overeenkomst? Ook daar heeft de wetgever rekening mee gehouden. Indien een dergelijke situatie zich voordoet dien je de klant voor of bij het sluiten van de overeenkomst te informeren over de mogelijkheid tot latere toezending van de voorwaarden en/of de mogelijkheid tot inzage van de voorwaarden bij de gebruiker (jijzelf), de Kamer van Koophandel en/of bij de rechtbank. Uiteraard moeten de voorwaarden (alvorens de overeenkomst wordt gesloten) ook daadwerkelijk aldaar ter inzage liggen.

Wie is je wederpartij?

Het zal geen verrassing zijn als ik zeg dat een consument meer bescherming geniet dan een zakelijke wederpartij. Dit is niet anders als het gaat om algemene voorwaarden. Dat betekent niet dat het gebruiken van algemene voorwaarden voor consumenten geen zin heeft. Belangrijke zaken zoals afspraken met betrekking tot levering, betalingen maar ook de aansprakelijkheid kunnen voor een groot deel worden ondervangen met goed geformuleerde bepalingen. Indien je als ondernemer overeenkomsten sluit met zowel consumenten als bedrijven is het daarom aan te raden verschillende versies van de algemene voorwaarden op te stellen.

Het onderscheid tussen een klant die handelt in privé of namens een bedrijf is duidelijk. Echter blijft het voor de ondernemer goed opletten. Kleine ondernemingen, zoals eenmanszaken en Vof’s, kunnen soms een beroep doen op het consumentenrecht op basis van de zogenaamde reflexwerking.

Of sprake is van toepassing van deze reflexwerking hangt af van de aard van de overeenkomst en van de hoedanigheid van de onderneming in het economische verkeer. Gaat de eigenaar van de kleine onderneming een overeenkomst aan die niet binnen zijn specialiteit ligt, dan kan eerder een beroep worden gedaan op de reflexwerking. De bakker die meelsoorten inkoopt kan geen beroep op de reflexwerking doen, maar als hij een bedrijfsauto koopt mogelijk wel. Per situatie zal dus bekeken moeten worden of aan de wederpartij de bescherming van het consumentenrecht toekomt.

Bescherming van de onderneming

In een gerechtelijke procedure staat niet zelden de vraag centraal: zijn de algemene voorwaarden van toepassing? Aangezien het juridische kader omtrent de toepasselijkheid van de algemene voorwaarden niet berust op zwart-wit regelgeving, bestaat een zekere beoordelingsruimte voor de rechter. De rechtspraak geeft ons daarin een wijze les: indien je kunt aantonen dat de voorwaarden correct van toepassing zijn verklaard en op de juiste manier ter hand zijn gesteld, valt (financieel bezien) een hoop te winnen.

(Bron: Alfa)

Wanneer een beoogde activiteit niet doorgaat, blijft de btw-aftrek over het algemeen in stand. Er kunnen echter gevolgen zijn voor het aftrekrecht wanneer u ingekochte goederen of diensten voor een andere activiteit bestemd. Dat blijkt uit een recente uitspraak van het Hof van Justitie. Wat betekent dit voor u als ondernemer?

Btw-aftrek bij voorgenomen activiteit

Maakt u als ondernemer kosten met het oog op het verrichten van een btw-belaste activiteit in de toekomst, dan kunt u de btw op deze gemaakte kosten in aftrek brengen.

Het uitgangspunt is dat dit recht op aftrek van voorbelasting blijft bestaan ingeval een voorgenomen belaste activiteit uiteindelijk niet doorgaat. Wanneer ingekochte goederen of diensten nog niet zijn gebruikt en vervolgens ergens anders voor worden ingezet, kan dit gevolgen hebben voor het recht op aftrek. Indien de ingekochte goederen of diensten in het vervolg bijvoorbeeld worden ingezet voor een vrijgestelde activiteit of een niet-ondernemers activiteit, dan kan het recht op aftrek van voorbelasting vervallen. Een goed voorbeeld hiervan is het recente oordeel van het Hof van Justitie in de zaak Sonaecom.

Praktijkvoorbeeld: zaak Sonaecom

In de zaak Sonaecom gaat het om een holdingmaatschappij, die zich onder andere bezig houdt met het beheer van haar deelnemingen. De holdingmaatschappij is van plan aandelen te kopen in een nieuwe dochtermaatschappij en daarmee te investeren in een nieuwe bedrijfsactiviteit. Zij laat daarvoor marktonderzoek uitvoeren en betaalt hiervoor een provisie aan een investeringsbank in verband met de uitgifte van obligaties. Met de opbrengst, gerealiseerd door de uitgifte van de obligaties, wil de holdingmaatschappij de betreffende aandelen verwerven om vervolgens belaste diensten te leveren aan die nieuwe dochtermaatschappij. Dit vormt voor de btw een belaste activiteit waardoor recht op aftrek van voorbelasting op de gemaakte kosten ontstaat. De verwerving van de aandelen gaat echter niet door en daarom leent de holdingmaatschappij de met de uitgegeven obligaties gerealiseerde opbrengst aan haar moedermaatschappij.

Het Hof van Justitie oordeelt dat de holdingmaatschappij in eerste instantie recht heeft op aftrek van voorbelasting, maar dat het verstrekken van de lening het daadwerkelijk gebruik is van de diensten. Dit is uiteindelijk bepalend voor de mate van aftrek. Omdat dit gebruik is voor vrijgestelde prestaties is de btw niet aftrekbaar.  

(Bron: BDO)

Het coronavirus zorgt ervoor dat veel medewerkers thuis moeten werken. Wat kunt u hierin als werkgever betekenen? Wat moet u regelen en wat zijn de fiscale gevolgen van het thuiswerken? Op deze pagina houden we u up to date.

Apparatuur thuis ter beschikking stellen 

Als werkgever doet u er goed aan apparatuur voor het thuiswerken beschikbaar te stellen. Denk bijvoorbeeld aan een beeldscherm, toetsenbord en muis. Op die manier zorgt u voor een goede werkplek en voorkomt u dat thuiswerkers lichamelijke klachten krijgen door een verkeerde houding. Het is goed om te weten dat vergoedingen, verstrekken en ter beschikking stellen van deze apparatuur gericht zijn vrijgesteld voor de loonheffingen als deze voldoen aan het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium. De voorwaarden zijn als volgt:

1. De voorziening is naar het redelijke oordeel van u als werkgever noodzakelijk om het werk behoorlijk uit te kunnen voeren;
2. U als werkgever betaalt de voorziening volledig en berekent de kosten niet door aan de medewerker;
3. De medewerker moet de voorziening teruggeven of de restwaarde van deze voorziening aan u betalen als hij deze niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking.

Als de medewerker de voorziening niet teruggeeft of de restwaarde van de voorziening niet aan u betaalt, moet u vanaf het moment dat hij de voorziening niet meer nodig heeft, de restwaarde van de voorziening tot zijn loon rekenen. U mag dit loonbestanddeel ook als eindheffingsloon aanwijzen en opnemen in de vrije ruimte voor de werkkostenregeling.

Arbo-voorzieningen

Het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van Arbo-voorzieningen in de werkruimte thuis is gericht vrijgesteld voor de loonheffingen als:

• die Arbo voorzieningen samenhangen met de verplichtingen van u als werkgever op grond van de Arbeidsomstandighedenwet;
• de medewerker die voorzieningen (gedeeltelijk) gebruikt in de werkruimte;
• de medewerker geen eigen bijdrage voor die voorzieningen betaalt (ook niet via uitruil met brutoloon);
• de inrichting van de werkruimte thuis voldoet aan de volgende eisen van het Arbeidsomstandighedenbesluit.

Het Arbeidsomstandighedenbesluit houdt het volgende in: de werkruimte van een thuiswerker is zodanig ingericht, dat de medewerker zo veel mogelijk zittend en op een ergonomisch verantwoorde manier zijn werk kan doen. De medewerker heeft hiervoor een doelmatige zitgelegenheid en een doelmatig werkblad of een doelmatige werktafel tot zijn beschikking. In de werkruimte zijn de nodige voorzieningen voor een doelmatige kunstverlichting aanwezig.

Stopzetten kostenvergoedingen

Variabele netto vergoedingen voor reiskosten, bijvoorbeeld op basis van daadwerkelijke werkdagen, moet u zodra de medewerker gaat thuiswerken, stopzetten of bruto uitbetalen.

Vaste netto kostenvergoedingen, waaronder reiskosten, moeten normaal gesproken op den duur stopgezet worden als deze kosten hier niet meer tegenover staan. Indien deze vergoedingen doorlopen en de situatie blijft ongewijzigd, dan wordt deze vergoeding op een bepaald moment loon. 

In dit geval heeft de overheid echter voor de reiskosten toestemming gegeven dat een werkgever voor een vaste reiskostenvergoeding geen gevolgen verbindt aan een wijziging in het reispatroon van een werknemer. De werkgever kan deze goedkeuring ook toepassen voor een vaste reiskostenvergoeding met nacalculatie. Dit betekent dat de werkgever voor deze periode mag blijven uitgaan van de aangenomen feiten waar de vergoeding op gebaseerd is.

(Bron: HLB)