Iedere ondernemer is wettelijk verplicht zijn administratie 7 jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht). Wij streven echter naar zo min mogelijk administratieve lasten en hanteren soms kortere bewaartermijnen. Hoe lang u uw administratie moet bewaren, hangt af van het belang dat wij hebben bij de verschillende soorten gegevens in uw administratie. Bepaalde onderdelen van uw administratie worden aangemerkt als basisgegevens. Daarbij moet u denken aan:

• het grootboek
• de debiteuren- en crediteurenadministratie
• de voorraadadministratie
• de in- en verkoopadministratie
• de loonadministratie

De basisgegevens moeten 7 jaar bewaard blijven. Na deze termijn vragen wij deze gegevens niet meer bij u op.

Uitzondering

In verband met de herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting voor onroerende zaken, zoals bedrijfspanden, moet u de gegevens van onroerende zaken 10 jaar bewaren.

Voor de overige gegevens kunt u met ons afspraken maken over kortere bewaartermijnen dan 7 jaar. Voor de basisgegevens en de overige gegevens kunt u met ons afspraken maken over:

• de vorm waarin u de gegevens bewaart (op papier of elektronisch)
• het detailniveau (bijvoorbeeld dagstaten of telstroken van de kassa)

Deze afspraken worden schriftelijk vastgelegd.

De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma’s en bestanden. U moet er dus ook voor zorgen dat deze programma’s en bestanden bij een controle kunnen worden gebruikt. Met het uitsluitend bewaren van een bestand in afgedrukte vorm voldoet u niet aan uw bewaarplicht. Wel kunt u, onder bepaalde voorwaarden, bestanden en andere gegevens in een andere vorm bewaren. Dit wordt conversie genoemd. De voorwaarden zijn:

• U zet alle gegevens over.
• U zet de gegevens inhoudelijk juist over.
• U zorgt ervoor dat de nieuwe gegevensdrager tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar is.
• U kunt de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd (re)produceren en leesbaar maken.
• U zorgt ervoor dat een controle van de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd kan worden uitgevoerd.

Het is verstandig om, voordat u tot conversie overgaat, uw plannen aan ons voor te leggen.

Laat u (een deel van) uw administratie verzorgen door een computer- of loonservicebureau? Dan vallen de gegevensdragers van die servicebureaus waarop gegevens staan over uw onderneming, ook onder de fiscale bewaarplicht.

(Bron: Belastingdienst)

Een eigen bedrijf beginnen vergt, naast veel tijd en energie, ook de nodige investeringen op financieel gebied. Daarom bestaan er een aantal handige fiscale voordelen, waarmee u als startende ZZP’er (mits u aan de voorwaarden voldoet) uw voordeel kunt doen: 6 belangrijke aftrekposten voor ZZP’ers.

1. Zelfstandigenaftrek

Als ondernemer kunt u aanspraak maken op de zelfstandigenaftrek, waardoor het uiteindelijke bedrag waarover u belasting moet betalen aanzienlijk lager uitvalt. Nu is het nog zo dat de hoogte van het af te trekken bedrag afhangt van de winst die u maakt, maar deze regel gaat met ingang van volgend jaar veranderen. Per 1 januari 2012 mag voor de zelfstandigenaftrek een vast bedrag van 7.280 euro worden afgetrokken.

2. Startersaftrek

Voor startende ondernemers is er ook de startersaftrek, die bovenop de zelfstandigenaftrek komt. Starters kunnen in de eerste vijf jaar van hun onderneming in totaal drie keer een extra bedrag (in 2011 is dat 2123 euro) van hun winst aftrekken. Hiervoor moet u wel aan drie voorwaarden voldoen: u heeft recht op zelfstandigenaftrek, in de vijf jaar voorafgaand aan het desbetreffende belastingjaar heeft u niet vaker dan twee keer van de zelfstandigenaftrek gebruikgemaakt en in diezelfde periode was u ten minste een jaar geen ondernemer.

3. Investeringsaftrek

Wie een nieuw bedrijf begint, moet investeren. Denk bijvoorbeeld aan het aanschaffen van een computer en printer. De fiscus houdt daar tot op bepaalde hoogte rekening mee. Wanneer u in een boekjaar hebt geïnvesteerd in bedrijfsmiddelen, maakt u mogelijk aanspraak op de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA). Het gaat in dit geval om ondernemers die in 2011 tussen de 2.200 en 301.800 euro in bedrijfsmiddelen hebben geïnvesteerd.

De KIA is een percentage van al uw investeringen, waarbij de hoogte afhangt van het geïnvesteerde bedrag. Uiteraard zijn er wel een paar voorwaarden waaraan u moet voldoen: uw bedrijf moet gevestigd zijn in Nederland, u bent belastingplichtig voor de inkomstenbelasting en u heeft deze periode in bepaalde bedrijfsmiddelen geïnvesteerd die voor investeringsaftrek in aanmerking komen.

4. Meewerkaftrek

Heeft u een fiscale partner die regelmatig zijn of haar medewerking verleent aan uw bedrijf, dan kan het zijn dat u aanspraak maakt op de zogenaamde meewerkaftrek, waardoor u minder belasting over de uiteindelijke winst hoeft te betalen. De hoogte van het bedrag hangt af van de winst en het aantal uren dat uw fiscale partner heeft in de onderneming gewerkt.

Voorwaarden om van deze regeling gebruik te kunnen maken zijn er ook: u moet op jaarbasis minimaal 1225 uur besteden aan uw bedrijf (dit moet meer dan de helft van uw werktijd zijn). Daarnaast moet uw fiscale partner minstens 525 uur per jaar in uw onderneming werken, in principe zonder vergoeding; u mag hem of haar hiervoor in ieder geval niet meer dan 5.000 euro hebben betaald. Tot slot mag uw fiscale partner niet bij u in loondienst zijn en mag er door de Belastingdienst geen fictief dienstverband worden geconstateerd.

5. Fiscale oudedagsreserve (FOR)

Omdat je als ondernemer niet automatisch pensioen opbouwt, mogen ondernemers jaarlijks een deel van de winst reserveren voor uw oudedagsvoorziening. Dat gereserveerde deel heet de fiscale oudedagsreserve, ook wel afgekort tot FOR. Over dit bedrag hoeft u in dit geval niet meteen belasting te betalen: u krijgt uitstel van betaling. Het bedrag dat u opzij mag zetten, is aan een maximum gebonden. Momenteel is dat 11.882 euro, maar met ingang van 2012 wordt dit bedrag verlaagd naar 9.382 euro.

Het is mogelijk om een deel gaan uw fiscale oudedagsreserve om te zetten in lijfrente. De uiteindelijke premie wordt daardoor namelijk aftrekbaar. Om aanspraak te kunnen maken op de FOR bent u verplicht om minimaal 1225 uur per jaar in uw onderneming te steken en moet u aan het begin van het desbetreffende belastingjaar jonger zijn dan 65 jaar.

6. Willekeurige afschrijving

Startende ondernemers kunnen de aanschafkosten van bedrijfsmiddelen ‘willekeurig afschrijven’. Oftewel: u bepaalt zelf hoeveel u wanneer afschrijft en die flexibiliteit kan voor starters veel voordelen hebben. De regeling geldt niet voor alle rechtsvormen, maar alleen voor ondernemers met een eenmanszaak, vennootschap onder firma (VOF), commanditaire vennootschap (cv) of maatschap. Daarnaast moet u recht hebben op startersafrek. Kijk voor eventuele aanvullende eisen op de site van de belastingdienst of vraag het aan uw adviseur.

(Bron: Ik ga starten 9-12-2011)

Als uit de gegevens van de Belastingdienst blijkt dat bij u te veel inkomensafhankelijke bijdrage voor de zorgverzekering is ingehouden, zorgt de Belastingdienst in het volgende kalenderjaar automatisch voor een teruggaaf. U hoeft zelf dus niets te doen. U ontvangt ook een brief over de teruggaaf.

Wanneer betaalt u te veel inkomensafhankelijke bijdrage

U kunt te veel inkomensafhankelijke bijdrage betalen als u bijvoorbeeld 2 werkgevers heeft of naast uw loon ook pensioen of een (lijfrente)uitkering ontvangt. Iedere werkgever en uitkeringsinstantie moet namelijk de inkomensafhankelijke bijdrage inhouden. Deze bijdrage geldt overigens tot een maximum bedrag. Komt uw totale inkomen boven dit bedrag uit en heeft u 2 werkgevers of uitkeringsinstanties, dan kan te veel worden ingehouden.

Terugbetaling aan u of aan uw werkgever of uitkeringsinstantie

De Belastingdienst betaalt het te veel betaalde bedrag terug aan diegene die te veel heeft betaald:

• Als uw werkgever of uitkeringsinstantie de bijdrage vergoedt, krijgt deze de te veel betaalde inkomensafhankelijke bijdrage terug.
• Als uw bijdrage niet door uw werkgever of uitkeringsinstantie wordt vergoed, krijgt u zelf de te veel betaalde inkomensafhankelijke bijdrage terug.
• Als uw ene werkgever of uitkeringsinstantie de bijdrage wel vergoedt en de andere niet, krijgt u de bijdrage zoveel mogelijk rechtstreeks terug. Als er nog een bedrag overblijft, gaat dit naar uw werkgever of uitkeringsinstantie.

Als de teruggaaf die uw werkgever of uitkeringsinstantie voor u ontvangt lager dan een bepaald bedrag is, mag uw werkgever of uitkeringsinstantie ervoor kiezen de teruggaaf niet te verrekenen of uit te betalen. Dit bedrag wordt jaarlijks vastgesteld. U kunt dit bedrag opvragen bij de BelastingTelefoon of vinden op de website van de Belastingdienst.

Voorschot op teruggave inkomensafhankelijke bijdrage

Als u aan bepaalde voorwaarden voldoet, betaalt de Belastingdienst een voorschot uit op de teruggaaf van de inkomensafhankelijke bijdrage die te veel wordt ingehouden op uw inkomsten. De voorwaarden vindt u op de website van de Belastingdienst. De hoogte van uw voorschot stelt de Belastingdienst vast op basis van een geschat inkomen. Het kan gebeuren dat u na de definitieve berekening geld moet terugbetalen aan de Belastingdienst of extra geld terug ontvangt.

(Bron: ministerie van financiën 9-5-2011)

U hoeft zelf niets te doen om een tegemoetkoming te krijgen uit de Wet tegemoetkoming chronisch zieken en gehandicapten (Wtcg). Als u recht heeft op de algemene tegemoetkoming ontvangt u automatisch een brief (beschikking) van het CAK. De algemene tegemoetkoming wordt automatisch aan u uitgekeerd.

Gegevens voor tegemoetkoming

Alleen de gegevens die bij de zorgverzekeraar bekend zijn, tellen mee voor de tegemoetkoming. Let er dus op dat u rekeningen voor zorg en hulpmiddelen die u zelf heeft betaald op tijd indient bij uw zorgverzekeraar.

Automatisch bericht van CAK

Het CAK heeft in oktober 2010 en begin november 2010 brieven (beschikkingen) gestuurd voor de algemene tegemoetkoming Wtcg 2009. De uitbetaling hiervan is gestart in december 2010. Het bedrag waar u recht op heeft, wordt op uw rekening bijgeschreven.

Geen brief CAK ontvangen

Heeft u na 16 november 2010 nog geen brief (beschikking) ontvangen van het CAK en wilt u weten of u recht heeft op een tegemoetkoming, dan kunt u online de Wtcg test invullen. Deze test geeft een eerste indicatie of u mogelijk voor een tegemoetkoming in aanmerking komt. De uitkomst van de test is niet definitief en u kunt er dus geen rechten ontlenen.

Denkt u dat u in aanmerking komt voor de tegemoetkoming, dan kunt u een aanvraag hiervoor indienen bij het CAK met het ‘Aanvraagformulier algemene tegemoetkoming Wtcg’. U kunt het aanvraagformulier telefonisch aanvragen via het informatienummer Algemene tegemoetkoming Wtcg van het CAK of downloaden van de website van het CAK.

(Bron: ministerie VWS mei 2011)