Een groot deel van de werknemers in Nederland reist voor zijn werk. Woon-werkverkeer levert een groot aandeel daarin. Wat zijn de spelregels voor het vergoeden van de reiskosten?

In Nederland bent u als werkgever niet verplicht om reiskosten uit te betalen. Toch zijn er een aantal regels en uitzonderingen waar u rekening mee moet houden.

Spelregels volgens cao

Bent u aangesloten bij een cao? Dan kan het zijn dat in de een reiskostenvergoeding is opgenomen. Als dat het geval is, dan bent u wél verplicht om deze vergoeding aan uw personeel te verstrekken.

In veel gevallen geldt dit ook voor de flexibele schil in uw onderneming, zoals uitzendkrachten.

Reiskosten eigen vervoer

Reist uw medewerker met het eigen vervoer naar het werk? Dan mag u een onbelaste vergoeding toekennen van maximaal 19 cent per kilometer voor woon-werkverkeer. Deze vergoeding kunt u omrekenen naar een vaste vergoeding per maand die u jaarrond aan de medewerker verstrekt.

Reiskosten openbaar vervoer

ProRail verwacht in 2030 tot 45% meer treinreizigers. Reist uw medewerker ook met het openbaar vervoer naar het werk? Dan kunt u de werkelijk gemaakte kosten onbelast vergoeden.

Stel: u verstrekt een ov-jaarkaart aan uw medewerker. De totale kosten die uw medewerker jaarlijks maakt, zijn lager dan de prijs van de ov-jaarkaart. Dan mag u alleen de kosten vergoeden die gelden voor het zakelijk verbruik. Het restgebruik (privégebruik van de ov-jaarkaart) komt voor rekening van de medewerker.

Andere oplossingen

Naast het vergoeden van reiskosten zijn er ook andere oplossingen voor uw medewerkers. Denk aan een fiets van de zaak via een cafetariaregeling of de werkkostenregeling (WKR), het opstellen van een mobiliteitsplan óf een auto van de zaak.

(Bron: Flynth)

De Staatssecretaris van Financiën keurt goed dat belastingplichtigen met de ‘vrije bewijsleer’ kunnen voldoen aan hun bewijslast bij het reizen met openbaar vervoer.

Besluit Staatssecretaris van Financiën, 20 mei 2014 BLKB2014-644M, Stcrt. 2014, 14684

De Staatssecretaris van Financiën heeft een nieuw besluit gepubliceerd over reiskostenvergoedingen en privé-gebruik auto. Het besluit is een actualisering van het besluit van 19 december 2010, nr. DGB2010/6957M, V-N 2011/2.7. De wijzigingen zijn voor het merendeel redactioneel van aard. Wel nieuw is een goedkeuring over de bewijslast bij reizen met openbaar vervoer. Hij keurt nu goed dat belastingplichtigen die gevraagd worden om het bewijs voor reisaftrek te leveren, ook op een andere wijze dan met plaatsbewijzen of overzichten van transacties, nl. met de ‘vrije bewijsleer’, aan het verzoek van de inspecteur kunnen voldoen. Hij stelt daaraan de volgende voorwaarden: 1. De reiziger overlegt een reisverklaring van de werkgever waaruit blijkt welk reispatroon hij heeft gehad in het desbetreffende jaar. 2. De reiziger maakt aannemelijk dat de reizen zijn gemaakt. Dat is bijvoorbeeld mogelijk met betalingsbewijzen voor de OV-chipkaart of de reisgegevens van TLS Deze goedkeuring is van overeenkomstige toepassing voor het onder de overgangsregeling in de loonheffingen te leveren bewijs van het reizen per openbaar vervoer. De goedkeuring geldt voor de aanslagen die betrekking hebben op de jaren 2011 en later omdat de OV-bedrijven met toestemming van de staatssecretaris de reisgegevens die betrekking hebben op 2011 en later korter zijn gaan bewaren. Belastingplichtigen bij wie de reisaftrek over de jaren 2011 en 2012 is gecorrigeerd vanwege het niet meer kunnen downloaden van reisgegevens kunnen de inspecteur om een herbeoordeling van hun aangifte vragen, uitsluitend voorzover het de reisaftrek betreft.

(Bron: Taxlive)